エステサロンの多くは、１人経営やスタッフと合わせて２、３名など小規模で運営してケースが多いです。そのため、お客様への施術対応にできるだけ集中し、それ以外の作業は効率良くして時間を有効に使いたいですよね。
なのに・・・
・お客様のカルテ探すのにいつも時間がかかってしまう
・施術ごとにカウンセリングシートや同意書があって、ただでさえ狭いカルテ棚を圧迫している
・営業前にカルテを準備し、また営業後にカルテを戻すその時間がもったいない
・過去の施術内容がスタッフ間で共有できていなくて、お客様からクレームになった
など、お悩みを抱えていませんか？
そんなエステサロンにおススメしたいのが、iPadやスマホのアプリを利用した電子カルテ。電子カルテを利用すれば、紙で管理する必要がなくなり、「カルテを探しやすくなる」「カルテを準備する時間や片づける時間が減ることで施術時間が増える」など、良いことばかり。
「興味はあるけどなんか難しそう」「どんなことができるのかなぁ」「たくさんあって選び方がわからない」という方のために、本記事ではエステサロンにおススメの電子カルテについて利用するメリットやデメリット、導入する際に注意すべきことをご紹介していきます。
紙のカルテと電子カルテは、どちらがよい？
エステサロンを開業した際に電子カルテを導入するのもよいですが、開業してすぐは紙のカルテで管理するのもよいです。エステサロンを経営し始めた頃は、試行錯誤で色々と課題が出てきたりして、電子カルテの操作に慣れるまでの時間さえ惜しいと思うことがあるかもしれません。
紙のカルテであれば、頭に思い浮かんだことをペンで自由に書き残しておくこともカンタンにでき、書く以外の手間がほとんどありません。手書きのため記憶にも残りやすく、少し考えただけで記録した内容を思い出せることが多いです。
スタッフを採用しない、オーナー様お１人の場合。お客様をある程度の人数限定したサロンの場合は、サロンの運営が軌道にのるまでは紙のカルテでも十分かと思います。
逆に、将来的にスタッフの採用を計画している、お客様を増やしていきたいなど考えている場合は、最初から紙のカルテでなく電子カルテを検討してもよいと思います。
エステサロンに電子カルテを導入することは、メリットとデメリットがあります。ここからは、電子カルテについて詳しく解説していきます。
エステサロンで電子カルテを利用するメリット
まずは、エステサロンで電子カルテを導入すると、どういう良いことがあるか。メリットについてご紹介します。
１.カルテの管理がラクになる
２.新規のお客様情報の入力作業がカンタンに
３.いつでもどこでもお客様の情報を確認できる
４.写真撮影から保存までカンタンに運用できる
５.複数種類のカウンセリングシートや同意書も電子化できる
６.スタッフ間の情報共有でお客様と円滑なコミュニケーションに
７.紙代・印刷代などコストも削減できる
１.カルテの管理がラクになる
紙のカルテの場合、お客様の数だけ量が増えてしまうので管理が大変です。予約のあったお客様のカルテを探して準備するだけでも一苦労で、「お客様のカルテが見つからない」という事態も。ただでさえ狭いスペースの場合、邪魔にもなってしまいます。
電子カルテなら、検索すれば一瞬で欲しいカルテを取り出せます。情報を追加・変更するのもカンタンです。また、ペーパーレスなため保管場所に頭を悩ませる必要もありません。現在、紙のカルテを保管している場所も有効活用できるようになります。
２.新規のお客様情報の入力作業がカンタンに
紙のカルテを利用しているサロンでは、紙のカルテから顧客管理システムにお客様情報を入力する作業がありますよね。これもキーボード入力に慣れていないと時間がかかってしまい、面倒くさいと思ったことはありませんか？またお客様がカルテに書いてくれた手書き文字が達筆すぎて読めない。。。なんて困った経験はありませんか？
新規のお客様は、お客様自身で情報を入力していただき、その情報を顧客システムにそのまま利用できたら、入力する手間もなくなりますね。またお客様情報を転記する際のスタッフの入力間違いも減らせます。
３.いつでもどこでもお客様の情報を確認できる
予約の問い合わせを電話やLINEなど、個人的に受けるサロンもありますよね。その際に、合わせて施術内容を確認したいけど、店の外にいるのでカルテが確認できない。。。すぐにカルテを見ることできたらなぁ。。。という困った経験はありませんか？
クラウドにデータを保管する電子カルテなら、時間や場所に関係なく、カルテを確認できます。お客様にも素早く、的確に返答できます。仕事がスムーズに進むのはもちろん、「対応が早い」とお客様満足度の向上にもつながります。
４.写真撮影から保存までカンタンに運用できる
施術前後でお客様の写真を撮ることは珍しくないと思いますが、写真データをパソコンに転送したり、印刷して紙のカルテに貼ったりしていませんか？ その作業が面倒で、写真をあまり撮らないようになってしまっては意味がありませんよね。
電子カルテなら、iPadやスマホアプリで撮影して、そのままカルテに保存可能です。指名制をとっていないエステサロンでは、スタッフがその都度変わる場合も珍しくありませんが、電子カルテなら「前回と同じで」とオーダーされた時も安心。前回の写真を確認することで、カウンセリングの時間も短縮できるし、ミスマッチも減らせます。
また、使い方によっては様々な用途に対応可能。たとえば、施術前後の写真をお客様と共有や新人スタッフの技術教育にも活用できます。その他、経験の浅いエステティシャンの仕上がりをベテランが確認するといった使い方も可能です。
５.複数種類のカウンセリングシートや同意書も電子化できる
電子カルテの導入でスムーズになるのは、顧客管理やカルテ管理だけではありません。カウンセリングシートや同意書の電子化によって、周辺の業務も効率化できます。
たとえば、同意書であればテンプレートを開いて、タブレットでお客様に直接署名してもらうだけ。その場で入力、回収ができます。また、カウンセリングシートもいつもサロンで利用いただいているカウンセリングシートをそのまま利用でき、手書きでカウンセリングシートに書き込めるため手間いらず。またエステサロンの多くは、施術ごとにカウンセリングシートや同意書が異なり、複数種類を利用しているケースがありますが、複数種類あっても大丈夫。カルテ同様、ペーパーレスのため保管方法や保管場所の悩みも解消できます。
６.スタッフ間の情報共有でお客様と円滑なコミュニケーションに
自分が担当したことがないお客様に入って、前回の施術の話がスタッフ間で伝わってなく、クレームになったなんて苦い経験をしたことはありませんか？
前回担当していないお客様に入る際に、前回施術の画像があると文字だけの情報より、スタッフ間での情報の伝わり方が違います。お客様とのカウンセリングで前回の施術をふまえた上で、「前回のここが気になったので今回はこうしましょう」などと話ができます。スタッフ間の情報共有が進むとお客様とのコミュニケーションも円滑になりますね。
７.紙代・印刷代などコストも削減できる
紙のカルテは、専用の用紙やデザインシートを購入すると１枚当たり約１０円～１５円かかります。仮にお客様の数が年間１，０００名とすると、１，０００名×１０円＝１０，０００円。そこに、印刷代（インクカートリッジの料金）、クリアファイルの料金なども上乗せさせられることになります。カルテだけでなく、カウンセリングシートや同意書も含めるとその何倍にも。
電子カルテなら、カルテ用紙の購入代や印刷代など一切不要です。カルテだけでなくカウンセリングシートや同意書も。もちろん、サービスの利用料金は発生しますが、これらの料金に加えて、事務などにかかる人件費も削減できると考えれば、十分元は取れると言えるでしょう。
エステサロンで電子カルテを利用するデメリット
エステサロンで電子カルテを利用するデメリットも存在しますので、ご紹介します。
①ペンを使ったカルテは書きにくい場合がある
②電子カルテを利用する端末が少ないと業務効率が悪くなる
③システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合がある
ここからは、デメリットについて１つずつ確認していきましょう。
①ペンを使ったカルテは書きにくい場合がある
電子カルテは、写真の撮影から保存まで簡単にできますが、写真やイラストにペンを利用して手書きする際に、難しいなぁと感じる場合もあるでしょう。電子カルテを利用する端末とペンの書き心地が良くないと、スタッフが手書きのカルテを入力する際にストレスを感じてしまいます。
特にペンを利用した手書き入力を電子カルテで利用したいと検討されている方は、システムによって手書きの性能が異なるため、細かい文字がどのくらい書けるのか？手書きのスペースはどのくらいあるのか？などペンの書きやすさをお試しすることをおススメします。
②電子カルテを利用する端末が少ないと業務効率が悪くなる
オーナー様お一人サロンでは問題ありませんが、スタッフが数名いらっしゃるサロンでは、端末の台数を考慮する必要があります。もしスタッフが常時３名以上いるサロンで、iPadが１台しか利用できない場合、業務効率が悪くなる可能性があります。別のスタッフの入力が終わるまで待っている必要があり、業務効率が悪くなるかもしれません。
複数のスタッフが在籍している場合、業務の円滑さを損なうことにつながるため、規模や運営形態に応じて、複数端末の利用を検討しましょう。電子カルテを利用する端末の選定は、システム対応機種、セキュリティ対策、導入コストも含めて検討が必要です。
③システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合がある
電子カルテは、システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合があります。サロンによって、カルテの運用方法は異なりますよね。紙のカルテから電子カルテに移行する際に、今まで運用していたカルテが、同じような運用ができるかは、ポイントになります。
同じような感じで運用できないとカルテを利用するスタッフの精神的な負担や作業効率が低下する可能性があります。電子カルテを選ぶ際には、サロンの運用が置き換えられるか？もしできなければ代替の運用がどのようにできるか？をよく検討して選ぶことが重要です。
エステサロン向け電子カルテの比較ポイント
どんな機能を導入したら自分のサロンの運用に合うのか、向いているのか、何となく分かったら、今度は一つひとつ電子カルテを具体的に比較していく番です。検討するポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。
１.文字の書きやすさは？
２.写真の保存枚数や保存期間は？
３.ビフォー、アフターの写真が並べて見られるか？
４.複数の端末でカルテが利用できるか？
５.同意書やカウンセリングシートなどどこまで電子化できるか？
６.店舗業務を効率化するための機能がどれくらいあるか？
１.文字の書きやすさは？
iPadやApplePencilなど、どのようなツールを利用するかにもよりますが、電子カルテによって、文字を書くための機能や性能は異なります。
チェックポイントとしては、「ペンの書き心地」「ツールの豊富さ」と「写真にも書き込めるか」の3つがあります。中でも「ペンの書き心地」は、一番重要なポイントです。紙のカルテに書く感覚に近い感じで、うまく書けないとストレスになります。どこまで手書きで文字入力をしたいか？する必要があるか？を検討し、実際に手書きを試してみるのがよいでしょう。
「A’staff」の手書き機能
A’staffはiPadとApple Pencilを使って、こんな感じにフリーハンドで文字を描けます。現場スタッフの意見をお聞きしながら、操作性や運用しやすさにこだわって作られているため、書き心地はとてもなめらか。ストレスフリーで利用できます。
「文字の書きやすさ」のもう一つのチェックポイントとして「写真にメモを残せるか」があります。
写真にメモが書き込めると、「どういう風にしたいか」というイメージがより相手に伝わりやすくなります。またA’staffは、カルテ台紙を用意しています。エステ、まつエク、眉毛、ネイル、ヘアとカテゴリごとに台紙を用意してあります。また、お客様指定のカルテ台紙に差し替えることも可能です。紙から電子に変わってもお客様の運用に合わせやすいのが特徴です。
２.写真の保存枚数や保存期間は？
写真に関しては、「３GBを超えると別途費用がかかる」など、保存枚数・容量に制限があるサービスもあるため注意が必要です。
「いらないのを消すのが面倒」「１度にたくさん写真を撮る」という場合は、月額費用が定額で、期間や保存枚数が無制限といったサービスがオススメです。
「A’staff」の写真保存機能
A’staffでは撮影した写真はカルテの他、ギャラリーにも自動で保管され、日付ごとに一覧で確認できます。写真を選択すると拡大され、大きな画像でも確認できます。
写真の容量に関しては、制限を設けておりません。保存期間も制限はありません。
３.ビフォーアフターの写真が並べて見られるか？
フェイシャル施術前後の状況など、ビフォーアフターの写真を確認できることで、お客様へ説得力のある提案やご案内に利用できます。またアフターカウンセリングの際に、自宅でのセルフケアの方法やメイク方法のレクチャーをする際にも利用できます。
「A’staff」の写真比較機能（左右並び）
A’staffでは、保存した写真を２枚並べて比較確認できます。上下、左右と並び方を変更することもできます。
４.複数の端末でカルテが利用できるか？
１人経営のサロンなら１台端末があれば問題ありませんが、スタッフが複数いる場合、または店外でも確認できるようにしたい場合は、複数台の端末が必要です。
メーカーによって、複数台利用できなかったり、端末を増やすために費用がかかる場合もあるため、注意しましょう。
「A’staff」のスマホ版電子カルテ機能
A’staffは、スマホ・パソコン・タブレット（iPad）など、様々なデバイスで利用可能です（スマホに関しては一部の機能制限あり）。データはクラウド上にあり、どのデバイスで利用したとしても、常にリアルタイムで更新されるため安心です。
５.同意書・カウンセリングシートなどどこまで電子化できるか？
カルテに限らず、同意書、カウンセリングシート、お客様アンケートなどサロンには様々な書類があります。せっかく電子化したのに、一部が紙のままだと、結局保管場所が必要になってしまうため、運用していきたいものがあれば、それについて「電子化できるのか」「テンプレートがあるのか」など確認しておきましょう。
「A’staff」の電子化機能
A’staffの同意書やカウンセリングシート機能は、お客様がいつもご利用されている同意書やカウンセリングシートをそのままシステムに組み込みでき利用できます。紙ですとカウンセリングシートと同意書を別々で作成しているサロンも多いかと思います。電子化するにあたって、カウンセリングシートと同意書をまとめて1つにすることができます。だから、紙から電子化した際に運用しやすいのがポイントです。
６.サロン業務を効率化するための機能がどれくらいあるか？
システムによっては、電子カルテだけでなく顧客管理、予約管理、売上管理、役務管理、在庫管理など、様々なサロンワークを効率化してくれるものもあります。
複数のシステムを利用するより、一つのシステムですべてが完結するに越したことはありませんので、既に何らかのシステムを利用している場合は、連携できそうか、棲み分けできそうか、といったことを考えて検討するようにしましょう。
「A’staff」のPOSシステム機能
A’staffは上記のような電子カルテ機能以外にも、POSシステムとして様々な機能を搭載しています。たとえば、予約管理、顧客管理、会計、役務管理、集計・分析、DM、在庫管理、勤怠管理、ネット予約など、サロンワークのあらゆるシーンで業務を効率化。スタッフは、目の前のお客様の施術に専念することができます。
まとめ
今回は、エステサロンにおススメの電子カルテについて利用するメリットやデメリット、導入する際に注意すべきことをご紹介しました。お客様ごとの施術内容や好き嫌い、要望などすべてを頭の中に記憶しておくには限界があります。そんな時に電子カルテは役立ちます。撮影した写真や手書きメモなどの情報やイメージを残しておくことで、お客様へのスムーズな提案やきめ細かいサポートを手助けしてくれます。
ぜひ、お客様へのカウンセリング、お客様への接客力向上のはじめの１歩として、あなたのエステサロンでも電子カルテを検討してみてはいかがでしょうか。
弊社の電子カルテやPOSシステムにご興味ある方は、下記ホームページから資料請求などご連絡ください。「電子カルテのみ」の導入検討も大歓迎です。下記よりお問い合わせください。
