トリミングサロンの電子カルテや予約管理におススメ6つの機能

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・トリミングの予約、カルテをシステムで管理したい

・紙媒体の業務が多く作業に時間がかかっているのでペーパーレス化したい

・予約、カルテ、売上、在庫と別々のシステムを利用しているのでまとめたい

・自社集客、お客様サービスを新たに取り組みたい

 

あなたのトリミングサロンでは、このような悩みや要望を抱えていませんか?

 

このような悩みや要望を抱えているあなたにトリミングサロン向けPOSシステムをオススメします。

今回は、トリミングサロンの電子カルテや予約管理にオススメの6つの機能を紹介します。

 

トリミングサロンの電子カルテや予約管理にオススメ6つの機能

1.サロンの運用に合わせて選べる5つの顧客検索

2.多頭飼い、スタッフ分業制などトリミングサロンならではの予約方法に対応

3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録

4.無駄な作業時間を短縮するサロンやスタッフの売上集計・分析

5.写真撮影から保存まで簡単な電子カルテ

6.アプリでお客様との接点を

 

1.サロンの運用に合わせて選べる5つの顧客検索

予約を受け付ける際に顧客を検索する5つの方法があります。

 

①飼い主名

②ペット名

③顧客コード

④電話番号

⓹CTI機能(お客様から電話着信があった際に、POSに登録した顧客情報を呼び出し表示する機能)

※CTI機能について詳しくは、【サロン開業】CTIを利用するなら、失敗しないための4つのポイントをご覧下さい。

 

 

お客様からの予約を受け付ける際の顧客の検索方法が、トリミングサロンによって異なります。

 

飼い主の名前で検索するサロン

ペットの名前で検索するサロン

CTI機能を使うサロン

 

システムを導入する際に、予約時のお客様情報を検索する方法が、現行のサロンの運用と同じようにできるかどうかという点は、現場スタッフにとって、作業効率を考えた際にとても重要です。

システム検討する際には、システム会社によってこの検索方法はできる、できないがありますので、よく確認することをオススメします。。

 

 

2.多頭飼い、スタッフ分業制などトリミングサロンならではの予約方法に対応

多頭飼いのお客様の予約登録が簡単にできます。

1人の飼い主に対して最大5頭まで、同じ1つの予約で登録できます。

 

下図は、飼主沢田様が3頭を予約した場合になります。

①ペット名/マコ 犬種/トイプードル トリマー清水さん

②ペット名/ララ 犬種/チワワ トリマー金子さん

③ペット名/ミルク 犬種/M.ピンシャー トリマー沢田さん

 

トリマーさんも3頭別々のトリマーさんに分けて登録できます。

同じトリマーさんで3頭同じ予約時間も登録できます。

 

 

 

 

続いてスタッフ分業制で予約を入れている場合を紹介します。

スタッフ分業制というのは、バリカンやハサミを使ったカットはトリマーさんが行い、シャンプーは、別のスタッフが行うという場合になります。

実際に施術にかかる時間を予約時間として埋めることで、正確な予約の空き状況を把握したいというトリミングサロンにオススメです。

 

下図は、飼い主沢田様が1頭を予約した場合になります。

①ペット名/マコ 犬種/トイプードル トリマー清水さん

②60分間は乾燥時間のため空き

③ペット名/マコ 犬種/トイプードル トリマー金子さん

 

 

1頭のシャンプー~自然乾燥時間~仕上げまでのトリマーさんの手がかからない空いている時間帯を作り、空いている時間を認識できることで予約を入れることができます。

「予約の空き時間」=「予約を取れる」

というスタッフ間の共通認識に役立ちます。

 

 

 

3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録

多くのトリミングサロンでは、ご新規のお客様がトリミングサロンに来店された際に、紙のカルテに飼い主様、ペットの情報を記入して頂いているかと思います。

その後、閉店後や空いている時間を利用してお客様に記入して頂いたカルテをシステムやExcelファイルにサロンのスタッフが転記します。

この転記する作業は、時間がかかり、この入力業務が追い付かない、後回しになっているという話をよく耳にします。

 

あなたのトリミングサロンでも同じような状況ではないですか?

 

そのようなトリミングサロンの悩みを解決するのが、こちらのお客様情報登録機能になります。

お客様自身のスマホでカルテ入力した飼い主、ペットの情報をシステムに反映しますので、スタッフの入力作業時間の短縮や誤入力など防ぎスタッフの負担が大幅に軽減されます。

 

ペット情報の主な項目

・ペット名

・犬/猫種

・カラー

・性別

・避妊/去勢

・誕生日

・かかりつけ病院

・かかりつけ病院電話番号

・混合ワクチン/混合ワクチン接種日

・狂犬病予防接種日

 

多頭飼いにも対応。最大8頭まで登録できます。

 

 

4.無駄な作業時間を短縮するサロンやスタッフの売上集計・分析

・アナログで売上集計など行っているため、間違いが多い。

・日々のレジ締めの売上集計、月締めの際など集計作業にとにかく時間がかかる。

・スタッフが数名いて個人売上が歩合売上などに関係する。

 

このようなトリミングサロンでは、POSシステムを導入することで上記の課題を解決できます。

ここでは、よく利用して頂いているサロンやスタッフの売上集計表を3つ紹介します。

 

① 売上累計表

② 明細担当者別売上累計表

③ 13カ月連続集計表

 

 

① 売上累計表

売上累計表は、サロン全体の売上や人数が確認できる集計表です。

下図のように1日ごとに売上を集計できますし、5月1日~5月5日までの累計売上を集計できます。

また軽減税率にも対応しているため、店販売上は、消費税10%、8%それぞれの税抜売上や消費税額が確認できます。

トリミングサロンと併設でドッグカフェなど経営しているサロンで、テイクアウト商品を取り扱っている場合、軽減税率対象、対象外の売上集計が必要です。

売上累計表は、そのようなトリミングサロンの集計に対応しております。

 

 

②明細担当者別売上累計表

明細担当者別売上累計表は、スタッフ別の売上や人数が確認できる集計表です。

下図のように7月1日~7月3日までの累計売上を集計できますし、7月1日、7月2日、7月3日といったように1日ごとの売上も集計できます。

1人の飼い主様が、2頭のペットをトリミングし、それぞれ別のトリマーさんが施術した場合も売上を分けて集計できます。

また指名売上に対して歩合給がある場合なども明細担当者別売上累計表の指名技術で売上を簡単に確認できます。

 

 

③  13カ月連続集計表

13カ月連続集計表は、サロン全体もしくはスタッフ1人づつの過去13カ月間の売上、人数、再来店率などを1枚のA4用紙で確認できる集計表です。

下図は、サロン全体の集計表です。

過去13カ月間を表示しているのは、2019年3月と2020年3月の前年対比を確認できるようにする為です。

また合計欄は、直近12カ月(2019年4月~2020年3月)の集計となります。

サロンやスタッフの課題発見から改善案を考えるための1つの情報として役立ちます。

 

 

5.写真撮影から保存まで簡単な電子カルテ

トリミングサロン用の電子カルテについて紹介します。

電子カルテ機能は、次の機能があります。

 

① ペット写真撮影・保存

② 手書き用台紙

③ ペット情報

④ トリミング情報

 

① ペット写真撮影・保存

トリミングサロンのホームページやブログを見ているとペットの写真を撮影しブログで公開したり、お客様に送ったりしている様子を目にします。

またお客様ペットの写真を撮影し、カルテ情報として保存しているサロンもあります。

デジタルカメラやスマホで撮影した写真のファイルの管理もファイル名を変更したり、顧客ごとでフォルダ管理などとても時間がかかる作業です。

フォルダ管理して、「カルテを確認したい」と思った際に、写真を探し出すのも時間がかかります。

 

そのような時間がかかる作業を電子カルテでは解消できます。

 

電子カルテでは、ペットの写真をiPadのカメラで撮影し、そのままクラウドサーバーに簡単に保存できます。

1つのカルテにつき、写真を5枚保存できます。

撮影した写真に、直接手書きで注意書きやペットの特徴など書きむことができます。

申し送り欄には、キーボード入力し情報登録できます。

 

 

電子カルテ用の端末は、iPadとApple Pencilのご利用を推奨しています。

パソコンでもご利用できます。

 

② 手書き用台紙

ペットの前後、左右の4つの手書き用台紙があります。

台紙に注意点や施術のポイントなど手書きで描けます。

 

 

③ ペット情報

ペット情報では、基本情報を登録できます。

新規でご来店したお客様の場合、スマホでお客様自身に入力して頂きます。

入力して頂いたペット情報がこちらに反映されます。

(※参照 3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録)

 

 

 

④ トリミング情報

トリミング時の詳細情報をカルテに保存できます。

 

 

 

 

6.アプリでお客様との接点を

アプリについて紹介します。

弊社のアプリの特徴として、POSの顧客情報や予約・購買履歴を紐づけたサービスを提供できます。

サロン独自のロゴなどを利用したオリジナルアプリとして利用できます。

メールサービスとの違いは、登録方法は簡単。

プッシュ通知でお客様の視認率が大幅アップ。

お客様との接点を増やし、自社集客力の強化に役立ちます。

 

アプリには、主な機能として下記の4つがあります。

 

① WEB予約機能

② 自動プッシュ通知機能

③ マイページ機能

④ ペット写真共有機能

 

 

① WEB予約機能

お客様から24時間WEB予約で予約を受け付けることができます。

 

② 自動プッシュ通知機能

明日〇時に予約頂いておりますといった予約確認通知。

最終来店日から30日や45日など〇〇日経過したら配信するごぶさた通知。

ご新規のお客様を紹介頂いたお礼の通知。

など自動でプッシュ通知がお客様に配信できます。

 

またお客様の購買履歴を元に、きめ細かいフォロー通知を配信できます。

例えばご自宅でのペット用に商品を購入したお客様に、利用方法のアフターケアなども行えます。

使い方次第でお客様のサロンへの依存度をあげることに役立ちます。

 

 

③ マイページ機能

マイページでは、予約の日時や過去の来店履歴を確認できます。

店舗での買い上げ累計ポイントが表示されます。

 

④ ペット写真共有機能

電子カルテに撮影・保存した写真を飼い主様のアプリと連携します。

保存した写真の中で、飼い主様にお見せしたい写真だけチョイスし表示できます。

お客様へのメッセージも写真と一緒にアプリに表示できます。

メールで飼い主様に、お預かりしたペットの様子など報告しているサービスを提供しているサロンは、手間のかかっている業務を短縮できスタッフに喜ばれます。

 

まとめ

今回、トリミングサロンの電子カルテや予約管理にオススメ6つの機能を紹介しました。

1.サロンの運用に合わせて選べる5つの顧客検索

2.多頭飼い、スタッフ分業制などトリミングサロンならではの予約方法に対応

3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録

4.無駄な作業時間を短縮するサロンやスタッフの売上集計・分析

5.写真撮影から保存まで簡単な電子カルテ

6.アプリでお客様との接点を

 

記事を読んで頂いた皆様にとって、少しでも日常業務の効率化につながるような情報がございましたら幸いです。

 

皆様のサロンでも毎日の業務を一度見直し、システムの導入によるペーパーレス化を推進したいという方は、下記の資料請求から弊社までお問い合わせ下さい。

 

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