トリミングサロンが電子カルテを導入すべき理由について詳しく解説!電子カルテや予約管理におススメ機能を紹介

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トリミングサロンでは、ワンちゃんの施術対応にできるだけ集中し、それ以外の作業は効率良くして時間を有効に使いたいですよね。


それなのに・・・


・ワンちゃんのカルテ探すのにいつも時間がかかってしまう

・紙のカルテだけでなく、同意書もあって、ただでさえ狭いカルテ棚を圧迫している

・予約、カルテ、POSレジ、勤怠と別々のシステムを利用して業務効率が悪い

・過去のワンちゃんの施術内容がスタッフ間で共有できていなくて、お客様からクレームになった


など、あたなのトリミングサロンでは、このようなお悩みを抱えていませんか?


そんなトリミングサロンにおススメしたいのが、iPadやスマホのアプリを利用した電子カルテ。

電子カルテを利用すれば、紙で管理する必要がなくなり、「ワンちゃんのカルテを探しやすくなる」「カルテを準備する時間や片づける時間が減ることで施術時間が増える」など、良いことばかり。

「興味はあるけどなんか難しそう」「どんなことができるのかなぁ」「たくさんあって選び方がわからない」という方のために、本記事ではトリミングサロン向け電子カルテの導入メリットやデメリット、導入する際に注意すべきことをご紹介していきます。

私たちは、サロン向け電子カルテ「A’staff(エースタッフ)」を開発・提供する会社。メーカーならではの情報を交えながら、わかりやすくお伝えしていきますので、初心者の方もご安心ください。

今すぐ詳細を知りたい方は、こちらよりお問い合わせください。

 

 

トリミングサロンで電子カルテを利用するメリット

まずは、トリミングサロンで電子カルテを導入すると、どういう良いことがあるか。メリットについてご紹介します。

1.ワンちゃんのカルテの管理がラクになる
2.新規のお客様やワンちゃん情報の入力作業がカンタンに
3.いつでもどこでもワンちゃんやお客様の情報を確認できる
4.写真撮影から保存までカンタンに運用できる
5.同意書やカウンセリングシートも電子化できる
6.スタッフ間の情報共有でお客様と円滑なコミュニケーションに
7.多店舗展開しているサロンの店舗間でのカルテ共有がスムーズに
8.紙代・印刷代などコストも削減できる
9.セキュリティ対策になる

1.ワンちゃんのカルテの管理がラクになる

紙のカルテの場合、お客様の数だけ量が増えてしまうので管理が大変です。予約のあったワンちゃんのカルテを探して準備するだけでも一苦労で、「ワンちゃんのカルテが見つからない」という事態も。ただでさえ狭いスペースの場合、邪魔にもなってしまいます。

電子カルテなら、検索すれば一瞬で欲しいカルテを取り出せます。情報を追加・変更するのもカンタンです。また、ペーパーレスなため保管場所に頭を悩ませる必要もありません。現在、紙のカルテを保管している場所も有効活用できるようになります。

 

2.新規のお客様やワンちゃん情報の入力作業がカンタンに

紙のカルテを利用しているサロンでは、紙のカルテから顧客管理システムにワンちゃんやお客様情報を入力する作業がありますよね。これもキーボード入力に慣れていないと時間がかかってしまい、面倒くさいと思ったことはありませんか?またお客様がカルテに書いてくれた手書き文字が達筆すぎて読めない。。。なんて困った経験はありませんか?

電子カルテなら、お客様自身で情報を入力していただき、その情報を顧客システムにそのまま利用できたら、入力する手間もなくなりますね。またお客様情報を転記する際のスタッフの入力間違いも減らせます。

 

3.いつでもどこでもワンちゃんやお客様の情報を確認できる

予約の問い合わせを電話やLINEなど、個人的に受けるサロンもありますよね。その際に、合わせて施術内容を確認したいけど、店の外にいるのでカルテが確認できない。。。すぐにカルテを見ることできたらなぁ。。。という困った経験はありませんか?

クラウドにデータを保管する電子カルテなら、時間や場所に関係なく、カルテを確認できます。お客様にも素早く、的確に返答できます。仕事がスムーズに進むのはもちろん、「対応が早い」とお客様満足度の向上にもつながります。

 

4.写真撮影から保存までカンタンに運用できる

施術前後でワンちゃんの写真を撮ることは珍しくないと思いますが、写真データをパソコンに転送したり、印刷して紙のカルテに貼ったりしていませんか? その作業が面倒で、写真をあまり撮らないようになってしまっては意味がありませんよね。

電子カルテなら、iPadやスマホアプリで撮影して、そのままカルテに保存可能です。指名制をとっていないトリミングサロンでは、スタッフがその都度変わる場合も珍しくありませんが、電子カルテなら「前回と同じで」とオーダーされた時も安心。前回の写真を確認することで、カウンセリングの時間も短縮できるし、ミスマッチも減らせます。

また、使い方によっては様々な用途に対応可能。たとえば、ワンちゃんの施術前後の写真をお客様と共有や新人スタッフの技術教育にも活用できます。その他、経験の浅いトリマーの仕上がりをベテランが確認するといった使い方も可能です。

 

5.同意書やカウンセリングシートも電子化できる

電子カルテの導入でスムーズになるのは、顧客管理やカルテ管理だけではありません。同意書やカウンセリングシートの電子化によって、周辺の業務も効率化できます。

たとえば、同意書であればテンプレートを開いて、タブレットでお客様に直接署名してもらうだけ。その場で入力、回収ができます。また、カウンセリングシートもいつもサロンで利用いただいているカウンセリングシートをそのまま利用でき、手書きでカウンセリングシートに書き込めるため手間いらず。カルテ同様、ペーパーレスのため保管方法や保管場所の悩みも解消できます。

 

6.スタッフ間の情報共有でお客様と円滑なコミュニケーションに

自分が担当したことがないワンちゃんに入って、前回の施術の話がスタッフ間で伝わってなく、クレームになったなんて苦い経験をしたことはありませんか?

前回担当していないワンちゃんに入る際に、前回施術の画像があると文字だけの情報より、スタッフ間での情報の伝わり方が違います。お客様とのカウンセリングで前回の施術をふまえた上で、「前回のここが気になったので今回はこうしましょう」などと話ができます。スタッフ間の情報共有が進むとお客様とのコミュニケーションも円滑になりますね。

 

7.多店舗展開しているサロンの店舗間でのカルテ共有がスムーズに

「2店舗目を出店しよう!」と思い立った際に、スタッフが行き来できるように近隣に2店舗目を出店することが多いかと思います。その際に、「既存のワンちゃんのカルテをどうやって共有しようか?」と困ったことはありませんか?

単店向けの電子カルテですと、店舗間のカルテ情報の共有ができませんが、多店舗展開に対応した電子カルテなら、2店舗目でも1店舗目のカルテ情報が確認、更新できます。カルテだけでなく、同意書やカウンセリングシートも共有できます。今後の計画も考慮して電子カルテなどのシステムを検討しましょう。

 

8.紙代・印刷代などコストも削減できる

紙のカルテは、専用の用紙やデザインシートを購入すると1枚当たり約10円~15円かかります。仮にお客様の数が年間1,000名とすると、1,000名×10円=10,000円。そこに、印刷代(インクカートリッジの料金)、クリアファイルの料金なども上乗せさせられることになります。

電子カルテなら、カルテ用紙の購入代や印刷代など一切不要です。もちろん、サービスの利用料金は発生しますが、これらの料金に加えて、事務などにかかる人件費も削減できると考えれば、十分元は取れると言えるでしょう。

 

9.セキュリティ対策になる

カルテには、お客様の名前、住所、電話番号など個人情報が含まれています。おそらくトリミングサロンでも取り扱いにはくれぐれも気を配っていると思いますが、紙のカルテの場合、店舗に置いてある以上、持ち出しやコピーされるリスクがさけられません。

電子カルテなら、データは強固なセキュリティ対策を取ったデータセンターに保管されるため、不正に持ち出される恐れがありません。情報漏えいしてしまった時のリスクを考えた場合、それだけでも電子カルテを検討する価値があります。

 

トリミングサロンで電子カルテを利用するデメリット

トリミングサロンで電子カルテを利用するデメリットも存在しますので、ご紹介します。

1.ペンを使ったカルテは書きにくい場合がある
2.電子カルテを利用する端末が少ないと業務効率が悪くなる
3.システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合がある


ここからは、デメリットについて1つずつ確認していきましょう。

1.ペンを使ったカルテは書きにくい場合がある

電子カルテは、写真の撮影から保存まで簡単にできますが、写真やイラストにペンを利用して手書きする際に、難しいなぁと感じる場合もあるでしょう。電子カルテを利用する端末とペンの書き心地が良くないと、スタッフが手書きのカルテを入力する際にストレスを感じてしまいます。

特にペンを利用した手書き入力を電子カルテで利用したいと検討されている方は、システムによって手書きの性能が異なるため、細かい文字がどのくらい書けるのか?手書きのスペースはどのくらいあるのか?などペンの書きやすさをお試しすることをおススメします。

2.電子カルテを利用する端末が少ないと業務効率が悪くなる

オーナー様お一人サロンでは問題ありませんが、スタッフが数名いらっしゃるサロンでは、端末の台数を考慮する必要があります。もしスタッフが常時3名以上いるサロンで、iPadが1台しか利用できない場合、業務効率が悪くなる可能性があります。別のスタッフの入力が終わるまで待っている必要があり、業務効率が悪くなるかもしれません。

複数のスタッフが在籍している場合、業務の円滑さを損なうことにつながるため、規模や運営形態に応じて、複数端末の利用を検討しましょう。電子カルテを利用する端末の選定は、システム対応機種、セキュリティ対策、導入コストも含めて検討が必要です。

3.システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合がある

電子カルテは、システムに汎用性がないとサロンの運用に合わない場合があります。サロンによって、カルテの運用方法は異なりますよね。紙のカルテから電子カルテに移行する際に、今まで運用していたカルテが、同じような運用ができるかは、ポイントになります。

同じような感じで運用できないとカルテを利用するスタッフの精神的な負担や作業効率が低下する可能性があります。電子カルテを選ぶ際には、サロンの運用が置き換えられるか?もしできなければ代替の運用がどのようにできるか?をよく検討して選ぶことが重要です。

 

トリミングサロンの運用に合った電子カルテの選び方

続いては、トリミングサロンの運用に合う電子カルテの選び方について解説します。
重要なことは、現在のサロンのシステム利用状況を考慮して、電子カルテを導入した場合にどのように運用していくのかです。電子カルテの選び方は、以下の3つのパターンが考えられます。

①「顧客管理」+「電子カルテ」だけ利用したい
②「予約管理」+「顧客管理」+「電子カルテ」だけ利用したい
③「予約管理」+「POSレジ」+「顧客管理」+「電子カルテ」すべてまとめて利用したい

 

以下、それぞれどのようなパターンか紹介していきます。もし、あなたのトリミングサロンが電子カルテを導入するとしたら、どのパターンが当てはまるか考えてみましょう。

「顧客管理」+「電子カルテ」だけ利用したい

紙のカルテで運用されているサロンでは、「顧客管理」+「電子カルテ」を導入するだけでも業務効率が向上します。またシステムによっては、カルテだけでなく同意書やカウンセリングシートも合わせて電子化できる場合がありますので、同意書やカウンセリングシートを利用している場合は、導入前に確認しましょう。

カルテだけをシステム導入して電子化したい。または、予約やPOSレジは、別のシステムを利用していて、カルテだけを電子化したいといったお客様に費用を抑えて導入できます。まずは手軽に初めてみたいという場合は、こちらのパターンがおススメです。

 

「予約管理」+「顧客管理」+「電子カルテ」だけ利用したい

上記1のパターンに「予約管理」を追加したパターンになります。「予約管理」機能も利用することで、予約表からカルテの遷移が素早くでき、お客様カルテの検索時間の短縮が期待できます。

今まで、紙で予約管理やカルテを運用してきたサロンは、こちらパターンがおススメです。もし既に別のシステムで予約表を利用している場合、複数のシステムの予約表を利用するのは、スタッフの作業負担が増えますので、「予約管理」の効率化も一緒に検討する必要があるでしょう。

 

「予約管理」+「POSレジ」+「顧客管理」+「電子カルテ」すべてまとめて利用したい

「サロンの運用を見直しする良い機会なので、POSレジも含めて1つのシステムで完結できるようにしたい」という場合です。電子カルテ含め、予約からPOSレジまで1つのシステムで利用できます。上記①②の2つと比べると、少し料金は高くなりますが、別々のシステムを連携する手間が省けます。

ちなみに、弊社の「A’staff」は、①②は、電子カルテサービスでご要望にお応えできます。③は、標準機能でご要望にお応えできます。
また、「予約管理」「顧客管理」だけでなく、更に「売上管理機能」「在庫管理」「勤怠管理」などトリミングサロンの運営を効率化するための機能を豊富に搭載しているのもポイント。

たとえば、スタッフごとの売上集計やリピート率をスタッフ教育に利用したり、来店履歴や商品購入履歴を分析してマーケティングに活かしたり、キャッシュレス決済端末と連携したレジ会計など様々なことに活用できます。

 

トリミングサロンの電子カルテや予約管理にオススメ6つの機能

トリミングサロン向け「A’staff(エースタッフ)」の電子カルテや予約管理におススメの機能をご紹介します。

1.サロンの運用に合わせて選べる5つの顧客検索
2.多頭飼い、スタッフ分業制などトリミングサロンならではの予約方法に対応
3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録
4.無駄な作業時間を短縮するサロンやスタッフの売上集計・分析
5.写真撮影から保存まで簡単な電子カルテ
6.   いつもサロンで使っている紙の同意書を電子化

 

1.サロンの運用に合わせて選べる5つの顧客検索

予約を受け付ける際に顧客を検索する5つの方法があります。
①飼い主名
②ペット名
③顧客コード
④電話番号
⑤CTI機能(お客様から電話着信があった際に、POSに登録した顧客情報を呼び出し表示する機能)


お客様からの予約を受け付ける際の顧客の検索方法が、トリミングサロンによって異なります。

・飼い主の名前で検索するサロン
・ペットの名前で検索するサロン
・CTI機能を使うサロン

システムを導入する際に、予約時のお客様情報を検索する方法が、現行のサロンの運用と同じようにできるかどうかという点は、現場スタッフにとって、作業効率を考えた際にとても重要です。システム検討する際には、システム会社によってこの検索方法はできる、できないがありますので、よく確認することをオススメします。

※CTI機能について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
【サロン開業】CTIを利用するなら、失敗しないための4つのポイント

2.多頭飼い、スタッフ分業制などトリミングサロンならではの予約方法に対応

うちのトリミングサロンの予約の取り方が複雑だから、予約システムを使うの難しいなんてあきらめていませんか?また以前システムを検討したけど、多頭飼いの予約やスタッフが同時に1頭のワンちゃんに入ったりが対応できなくてうまく運用できなかったなんて経験はありませんか?

A’staffの予約表なら、多頭飼いやスタッフ分業制などの予約方法に対応しています。多頭飼いやスタッフ分業制の予約方法についてご紹介します。

【多頭飼いの予約】
1人の飼い主に対して最大5頭まで、同じ1つの予約で登録できます。下図は、飼主田中様が2頭を予約した場合になります。

①ペット名/たろう 犬種/チワワ(スムース) トリマー山田さん
②ペット名/はな 犬種/チワワ(ロング) トリマー田中さん

トリマーさんも2頭別々のトリマーさんに分けて登録できます。同じトリマーさんで2頭同じ予約時間も登録できます。

【スタッフ分業制の予約】
続いてスタッフ分業制で予約を入れている場合を紹介します。スタッフ分業制というのは、バリカンやハサミを使ったカットはトリマーさんが行い、シャンプーは、別のスタッフが行うという場合になります。実際に施術にかかる時間を予約時間として埋めることで、正確な予約の空き状況を把握したいというトリミングサロンにオススメです。
下図は、飼い主沢田様が1頭を予約した場合になります。

①ペット名/マコ 犬種/トイプードル トリマー清水さん

②60分間は乾燥時間のため空き

③ペット名/マコ 犬種/トイプードル トリマー金子さん

1頭のシャンプー~自然乾燥時間~仕上げまでのトリマーさんの手がかからない空いている時間帯を作り、空いている時間を認識できることで予約を入れることができます。

「予約の空き時間」=「予約を取れる」

というスタッフ間の共通認識に役立ちます。

予約表機能について、さらに詳しく知りたい方は下記の記事もご覧ください。
トリミングサロンの業務を支える!とても便利な予約表機能7選

3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録

多くのトリミングサロンでは、ご新規のお客様がトリミングサロンに来店された際に、紙のカルテに飼い主様、ペットの情報を記入して頂いているかと思います。その後、閉店後や空いている時間を利用してお客様に記入して頂いたカルテをシステムやExcelファイルにサロンのスタッフが転記します。この転記する作業は、時間がかかり、この入力業務が追い付かない、後回しになっているという話をよく耳にします。
電子カルテのお客様情報登録機能なら、そのような悩みを解決できます。お客様自身のスマホでカルテ入力した飼い主、ペットの情報をシステムに反映しますので、スタッフの入力作業時間の短縮や誤入力など防ぎスタッフの負担が大幅に軽減されます。

ペット情報の主な項目

・ペット名
・犬/猫種
・カラー
・性別
・避妊/去勢
・誕生日
・かかりつけ病院
・かかりつけ病院電話番号
・混合ワクチン/混合ワクチン接種日
・狂犬病予防接種日

多頭飼い対応。最大8頭まで登録できます。

 

4.無駄な作業時間を短縮するサロンやスタッフの売上集計・分析

アナログで売上集計など行っているため、間違いが多い。日々のレジ締めの売上集計、月締めの際など集計作業にとにかく時間がかかるなど悩みを抱えていませんか?
このようなトリミングサロンでは、予約表から連動した会計ができるPOSシステムを導入することで業務効率化に役立ちます。ここでは、A’staffで利用度が高いサロンやスタッフの売上集計表を3つ紹介します。

① 売上累計表
② 明細担当者別売上累計表
③ 13カ月連続集計表

① 売上累計表

売上累計表は、サロン全体の売上や人数が確認できる集計表です。下図のように1日ごとに売上を集計できますし、5月1日~5月5日までの累計売上を集計できます。また軽減税率にも対応しているため、店販売上は、消費税10%、8%それぞれの税抜売上や消費税額が確認できます。トリミングサロンと併設でドッグカフェなど経営しているサロンで、テイクアウト商品を取り扱っている場合、軽減税率対象、対象外の売上集計が必要です。売上累計表は、そのようなトリミングサロンの集計に対応しております。

②明細担当者別売上累計表

明細担当者別売上累計表は、スタッフ別の売上や人数が確認できる集計表です。下図のように7月1日~7月3日までの累計売上を集計できますし、7月1日、7月2日、7月3日といったように1日ごとの売上も集計できます。1人の飼い主様が、2頭のペットをトリミングし、それぞれ別のトリマーさんが施術した場合も売上を分けて集計できます。また指名売上に対して歩合給がある場合なども明細担当者別売上累計表の指名技術で売上を簡単に確認できます。

③ 13カ月連続集計表

13カ月連続集計表は、サロン全体もしくはスタッフ1人づつの過去13カ月間の売上、人数、再来店率などを1枚のA4用紙で確認できる集計表です。下図は、サロン全体の集計表です。過去13カ月間を表示しているのは、2019年3月と2020年3月の前年対比を確認できるようにする為です。また合計欄は、直近12カ月(2019年4月~2020年3月)の集計となります。サロンやスタッフの課題発見から改善案を考えるための1つの情報として役立ちます。

 

5.写真撮影から保存まで簡単な電子カルテ

トリミングサロンの電子カルテ機能についてご紹介します。電子カルテ機能には、主に4つの機能があります。

① ペット写真撮影・保存
② 手書き用台紙
③ ペット情報
④ トリミング情報

① ペット写真撮影・保存

トリミングサロンのホームページやブログを見ているとペットの写真を撮影しブログで公開したり、お客様に送ったりしている様子を目にします。またお客様ペットの写真を撮影し、カルテ情報として保存しているサロンもあります。デジタルカメラやスマホで撮影した写真のファイルの管理もファイル名を変更したり、顧客ごとでフォルダ管理などとても時間がかかる作業です。フォルダ管理して、「カルテを確認したい」と思った際に、写真を探し出すのも時間がかかります。
電子カルテなら、ペットの写真をiPadのカメラで撮影し、そのままクラウドサーバーに簡単に保存できます。1つのカルテにつき、写真を5枚保存できます。撮影した写真に、直接手書きで注意書きやペットの特徴など書きむことができます。申し送り欄には、キーボード入力し情報登録できます。

【iPad版カルテ画面】


【スマホ版カルテ画面】

電子カルテ用の端末は、iPadとApple Pencilの利用を推奨しています。パソコンでも利用できます。また写真撮影など一部の機能はスマホでも利用できます。


② 手書き用台紙

ペットの前後、左右の4つの手書き用台紙があります。台紙に注意点や施術のポイントなど手書きで描けます。

③ ペット情報

ペット情報では、基本情報を登録できます。新規でご来店したお客様の場合、スマホでお客様自身に入力して頂きます。入力して頂いたペット情報がこちらに反映されます。

(※参照 3.スタッフの入力作業を大幅に軽減するご新規のお客様情報登録)
④ トリミング情報

トリミング時の詳細情報をカルテに保存できます。

6.いつもサロンで使っている紙の同意書を電子化

同意書が紙の場合、カルテ同様に保管しておくことで保管場所のスペースがかかりますし、紙の経年劣化や紛失なども考えられます。また保管した同意書を探す時間もかかります。
同意書機能なら、いつもサロンで使っている紙の同意書をそのまま電子化し、お客様からのご署名頂いた同意書をシステムで保存できます。トリミング施術用の同意書、老犬トリミング施術用の同意書、預かり用の同意書など複数種類の同意書もすべて電子化対応できます。

同意書機能についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
同意書を電子化したいトリミングサロンにおススメ!同意書機能5つのポイント

 

まとめ

今回は、トリミングサロン向けの電子カルテについてご紹介しました。ワンちゃんごとの施術内容や好き嫌い、要望などすべてを頭の中に記憶しておくには限界があります。そんな時に電子カルテは役立ちます。撮影した写真や手書きメモなどの情報やイメージを残しておくことで、お客様へのスムーズな提案やきめ細かいサポートを手助けしてくれます。

ぜひ、お客様へのカウンセリング、お客様への接客力向上のはじめの1歩として、あなたのトリミングサロンでも電子カルテを検討してみてはいかがでしょうか。

弊社の電子カルテやPOSシステムにご興味ある方は、下記ホームページから資料請求などご連絡ください。「電子カルテのみ」の導入検討も大歓迎です。下記よりお問い合わせください。

 

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