美容サロンの運営に欠かせないPOSシステム。 日々のサロンワークに必要不可欠な機能や、さらに快適してくれる便利な機能があるので、サロン経営者の方であれば一度は検討されたことがあることと思います。 ですがシステムの選択には注意が必要です。 当記事では、POSシステム選定時の失敗例や注意点について解説していきます。 この記事を読んで、POS検討時の注意点を認識し、ありがちな失敗パターンを知ることにより、後悔の無い選択ができるようになってもらえれば幸いです。
機能面以外の詳細を確認せずに導入を進めてしまった
導入したい機能面のみに着目してしまい、実際に使いやすいのか、細かな仕様がサロンワークの妨げにならないか、機能の特性によるメリット・デメリットの吟味が不足していたために期待していたような結果を得られなかった…。 実際のところ、そのようなことは往々にしてあります。各機能やシチュエーションごとに解説していきます。
ケース１：電子カルテ
電子カルテ機能の導入においてよくある失敗例は、カルテ入力画面への導線がわかりづらく、結局使わずじまいになってしまうケースです。 サロンの営業中にいつも開いている予約画面や、メニュー画面からどのような導線で入力画面にたどり着けるか？ 忙しい営業時間内でも負担にならないか? あなたのサロンの業務フローに組み込むことをイメージしながら検討しましょう 同意書を電子化する場合、ご新規様が来店し、初回カウンセリング～同意書締結までの流れをシステム化したい場合、実際のフローに合うようなシステムを選びましょう。 電子カルテは、昨今急速に普及しており、各社機能が充実してきています。 便利な機能が搭載されていることは重要ですが、本当に使いやすい設計になっているかを確認せずに導入してしまうと、望んでいたサロンワークを実現できない場合があります。
ケース２：顧客アプローチ機能
顧客アプローチ機能についてよくある失敗は、配信手法の特徴を把握せずにシステムを導入し、登録数を増やせず集客や販促に活かすことができずに終わることです。 現在主流となっているのは、LINE公式アカウントとの連携です。 しかしながら、LINE連携では友人や家族との日々のトークが公式アカウントからのメッセージに埋もれてしまうことが嫌がられるというデメリットがあります。 ですので、様々な企業で公式アカウントを運用している中で納得感を感じてもらえる工夫が必要です。 具体的な例として、闇雲に一斉に送付するのではなく、POSの顧客情報や履歴と連携して特定のセグメントに対して適切なメッセージを配信することが挙げられます。 “特別感”をうまく演出し、お得に感じられるアプローチができればメッセージが来るのが楽しみになるでしょう。
ケース3：予約媒体との連携
予約媒体との連携を行う際の失敗例として挙げられるのは、媒体ごとの詳細な仕様を確認せずに導入し、かえって手間が増えたり、ダブルブッキングの原因となってしまうことです。 POSシステムを様々な予約経路と連携することで、新規集客や予約の簡易化による来店数・売上増を見込めるだけでなく、各媒体の相互チェックが不要になり業務負担を軽減できます。 現在はクーポンサイト、Instagram等のSNS、LINE、Google等、様々な媒体があるので、サロンの方針に合わせて、積極的に取り入れて連携させていきたいですね。 しかし、詳細な仕様を確認せずに導入し、確認作業の発生や予約重複の元となり失客してしまうという例は少なくありません。 クーポンサイトなどの媒体側がAPI(システムを外部と連携させるための仕組み)を公開していないという事は珍しいことではなく、システム会社が連携機能を自社開発しているというケースが往々にしてあります。 その結果、複数の予約媒体を連携する場合に一方の媒体は完全連携するがもう片方の媒体は変更内容が反映されず、手動で修正しなければならない…という状況が起こる場合があります。 媒体ごとの連携性について事前に確認しておけば、すべての媒体と完全に連動できていなくても、ある程度は運用でカバーする事もできます。
セキュリティ面の対策について
セキュリティ面の確認不足の為、導入後に思わぬトラブルになってしまう場合があります。 利便性と安全性は相反します。 特に近年主流となっているクラウドシステムは、基本的に特定の端末でなくても使用することができます。 例えば退職者が出た際、ログインパスワードはすぐに変更できるか？ その操作方法は？ 等を事前に把握していないと、情報流出の原因となりかねません。 もしもの時にどのように対応すればよいのか、対応方法があるのかを導入前に整理してきましょう。
導入後の対応
システム自体は申し分ないが、導入後に操作がわからなくなってしまった時や、エラーが発生してしまった場合のサポート対応が期待していたよりも悪く、かえってスタッフの手間が増えシステム活用の障壁になってしまった、という事があります。 導入後の対応に関しては、ホームページなどに記載されている対応範囲以上の事は導入してみないとわからないという考えもありますが、確認しておきたいことがあります。 それは、費用に内訳について詳しく訊いてみるという事です。 近年主流のクラウド形式のPOSシステムでは、基本的に月々の利用料が発生します。 その内容は システムの保守、サポート対応、標準機能のバージョンアップ対応や障害・不具合が発生した場合の対応… といったサービスのための費用です。 初期導入費用に関しては、システムの立ち上げやその為のキックオフ、導入時の操作レクチャーといった対応のための費用です。その他、ハードウェア購入のための費用が発生する場合があります。 それぞれの対応について、具体的にどのような状況で、どのような事を行っているのかを質問してみましょう。業者ごとの方針が見えてくる事があります。
番外編：開業時に導入を見送る
開業時はコスト面で妥協してしまうだけでなく、「POSの導入は軌道に乗ってから検討しよう」と、導入を後回しにしてしまう方も少なくありません。 ですが、営業中の店舗がシステムを導入する場合、顧客データを一から入力する必要があります。 紙カルテ等のアナログ運用であれば、空いた時間にひとりひとり入力しなければなりません。 使用中のシステムから別のシステムに移行する場合は、元のシステムからどんなデータを出力できるか、乗り換え先のシステムではどの形式のデータのどんな項目が移行できるのかを調べておく必要があります。 加えてシステムの導入や切替を行うと、新しいシステムの使い方を習得する必要があります。場合によっては、業務フロー自体を見直す必要が生じることもあります。 開業時に理想的なシステムを導入していれば、そのような事に悩む必要はありません。 目の前の開業準備だけにとらわれず、少し先の未来を見据えて納得できる選択ができるよう、行動していきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。 POSシステムはサロンの様々な課題を解決する機能があります。 どんなことができるか？のみに注目してしまい、思わぬ落とし穴に落ちてしまわないよう余裕をもってじっくりと検討していきたいですね。 今回の記事が理想のサロンシステム選びの参考になれば幸いです。 私たちアライド・システムは、様々な業種のサロン様に30年以上POSシステムを通じて日々の業務や経営を支援させていただいております。 サロンPOSシステムのご導入についてご興味がおありでしたら、どんな些細なご相談でもお答えいたしますので、下記ボタンよりお気軽にお問い合わせください。