・紙のカルテが増えて、保管場所に困っている
・紙の同意書やカウンセリングシートが増えて、保管場所に困っている
・お客様のカルテ探すのにいつも時間がかかる
・営業前にお客様のカルテを準備する作業を減らしたい
・指名制でないので、前回や過去の施術詳細内容がスタッフに伝わりづらい
あなたのサロンでは、カルテや同意書でこのような悩みを抱えていませんか？
このような悩みを抱えているあなたにオススメするのが、『電子カルテ』です。
今回は、電子カルテを導入するメリットや導入する際に注意すべきことを紹介します。
電子カルテを導入する７つのメリット
- カルテを「探す」「見る」「保管する」のが早くて簡単に
- 施術後の写真をスタッフ間で共有でき、教育にも使えること
- 写真をお客様とも共有できること
- 同意書やカウンセリングシートも電子化へ
- カルテ用紙の購入代、印刷代が不要
- いつでもどこにいてもカルテ情報が確認できる
- セキュリティ対策
1.カルテを「探す」「見る」「保管する」のが早くて簡単に
紙のカルテで運用しているサロンの現場を見ることがあります。
予約を頂いているお客様のカルテを開店前や前日夜にカルテの保管場所から一人一人お客様のカルテを取り出してクリアファイルに入れ並べている光景をよく目にします。
アイウエオ順、顧客コード順、誕生月ごと、最終来店月ごとなどカルテの保管方法はサロンによって様々異なります。
いつもお客様のカルテの出し入れ作業を見ると、一体どのくらいこのカルテを探す作業に時間がかかっているのだろうと思います。
１日の来店人数が多いサロンは、紙のカルテを準備するだけでも大変です。
電子カルテを利用することで、これらの「探す」「見る」時間を大幅に短縮できます。
「保管する」場所もクラウドサーバーを利用した電子カルテですと外部に保存されますので、サロン内の場所が全く必要ありません。
現在、紙のカルテを保管している場所も新たに有効活用できます。
２．施術後の写真をスタッフ間で共有でき、教育にも使えること
施術後の写真を簡単に撮影してカルテに保存できるため、スタッフ同士でカルテ情報の共有が容易にできます。
例えば指名制をとっていないまつエクサロンやネイルサロンでは、お客様が来店時に都度施術するスタッフが変わる場合があります。
お客様は「前回と一緒でお願いします」とオーダーされても前回がどのような施術内容だった詳細まではわかりません。
前回の内容をしつこくヒアリングされるのを嫌がるタイプのお客様もいます。
そんな時に、前回施術後写真で、お互いに確認できたら、ヒアリング時間も短縮されます。
「前回と同じ」という曖昧な言葉によるイメージのミスマッチによるクレームも減らすことができます。
また電子カルテの使い方によっては、次のような技術教育にも利用できます。
ジュニアスタイリストの仕上がり具合を上司が確認するために利用したり、デビュー前のアシスタントがモデルさん施術後の教育するための情報としても利用できます。
施術後の写真を何枚か保存しておくことで、技術チェックが可能になります。
３．写真をお客様とも共有できること
「店内で撮影した写真をお客様にも見せたい」といった要望をよく聞きます。
サロンで撮影した写真をカルテとして利用するだけでなく、お客様にも施術後の一番よい状態を写真で残しておくことができます。
自宅でスタイリングする際の参考に見て、方法を思い出したりできます。
例えばカウンセリングしている際に、「昨年の同じ時期、私どんな髪型にしていたかなぁ」など会話中に聞かれた時、すぐに思い出せず困りますよね。
そんな時、電子カルテで昨年のカルテを見せて話しをすることができれば、お客様との会話も弾みます。
このような細やかな対応が、可能となり個客一人一人との関係性を高めることに役立ちます。
４．同意書やカウンセリングシートも電子化へ
まつエクサロンでは、お客様にご記入頂く同意書も紙を利用しているサロンがまだまだ多いかと思います。
また新規のお客様や既存のお客様に、カウンセリングシートをご記入頂いているサロンもあるかと思います。
このような紙の同意書やカウンセリングシートも電子化でき、保管場所などの悩みを解消することが可能です。
弊社の電子カルテサービスでは、あなたのサロンでいつも使っている同意書やカウンセリングシートを電子化して利用できます。
５．カルテ用紙の購入代、印刷代が不要
美容室のカルテ用紙は、市販されているものを購入し使用したり、サロン独自のカルテ用紙を作成したりサロンによって様々です。
購入すると１枚当たり約10円～15円でネットで販売しています。
購入する場合の年間費用は、
仮に顧客数が年間1,000人のサロンだとすると1,000人×10円＝10,000円
１枚のカルテで、5回分の施術内容を記入できるとすると、お客様が年6回以上来店されるお客様の場合は複数枚カルテが必要になります。
1年に５回来店が平均とすると、１年でカルテ１枚を使い切る計算になるので、毎年新しいカルテ用紙を用意する必要があります。
電子カルテを利用することで、紙のカルテの購入代や印刷代が不要になります。
６．いつでもどこにいてもカルテ情報が確認できる
１人経営サロンやご夫婦２人の個人サロンでいつでもどこにいてもカルテ情報を確認したいという要望が多い。
このようなサロンでは、予約の連絡を電話やLINEなど個人的に受けることが多い。
その場で予約状況やカルテなど確認し、お客様への予約の返答を素早く行うことが、ちょっとしたサービスの違いになります。
ですので、予約状況やカルテ情報はいつでもどこでも確認できることが必要です。
そのようなお客様は、クラウドサーバーを利用した電子カルテがオススメです。
店舗の外にいてもインターネットが接続できる環境さえあればタブレットやパソコンなどでカルテ内容が確認できます。
７．セキュリティ対策
カルテには、お客様の名前、生年月日、住所など個人情報が含まれています。
個人情報が含まれているので、カルテの取り扱いには気を付けなければなりません。
カルテを施錠管理して保管したり、皆さんのサロンでも取り組んでいることでしょう。
但し、四六時中オーナーが店舗にいるとは限りません。
気をつけていても紙のカルテですと、持ち出しやコピーなど容易にできてしまいます。
もし仮に持ち出しされ情報漏洩した場合の対策費用など考えると、事前にセキュリティ対策として電子カルテを利用した方が格段に安あがりになります。
そういったセキュリティ面からも電子カルテの利用を検討してみる価値があります。
ここまでは電子カルテを導入する７つのメリットをお伝えしました。
次にサロンで電子カルテを導入する際に注意すべき６つのことを紹介します。
サロン向け電子カルテを導入する際に注意すべき７つのこと
- 文字の描きやすさは？
- 写真にもメモを残せるか？
- 写真の保存枚数や保存期間は？
- 複数の端末でカルテが利用できるか？
- 紙のカルテと同じような情報が残せるか？
- カルテだけでなく、同意書やカウンセリングシートも電子化できるか？
- 顧客管理POSシステムとカルテが連動しているか？ 顧客データの2重登録する必要がないか？
１．文字の描きやすさは？
電子カルテが便利だといってもアナログの紙とペンの手軽さや書き易さにはかないません。
紙に手書きで書くことと比較すると、細かい文字までうまく描けないといったストレスが多少あるかもしれません。
それでもiPadやApplePencilといった機器、アプリの進歩によって描き易さも格段に進歩してます。
弊社の電子カルテは、現場スタッフの意見をお聞きし操作性や現場の運用し易さにこだわりました。
【文字を描くために必要な主な機能】
・ペンの種類（ボールペン、鉛筆、蛍光ペン）
・消しゴム
・線のカラー
・線の太さ
・台紙
（まつエク版電子カルテ）
２．写真にもメモを残せるか？
撮影した写真にメモが書き込めると情報が相手に伝わり易くなります。
その際に、ペンの種類で『蛍光ペン』が選択できると背景の写真の状況を隠れることなく、文字が描けます。
『蛍光ペン』が使えると写真に文字を描くのに効果的です。
まつエク版電子カルテ
美容室版電子カルテ
３．写真の保存枚数や保存期間は？
写真の保存枚数や保存期間は、費用に関わる部分になりますので重要です。
１回のカルテで保存できる写真の枚数や容量に制限がないかを確認する必要があります。
例えば容量課金制度があります。
1店舗3GBの容量を超えると別途費用がかかるといった課金制度のメーカーもあります。
カルテ写真を保存したら、簡単に容量を超えてしまい課金されてしまいます。
またカルテの保存枚数によって課金になり別途費用がかかるメーカーもあります。
カルテ枚数が１万枚を超えると別途費用が場合がかかるなど保存枚数で費用が変わります。
月額費用が定額で期間や保存枚数が無制限といったサービスがオススメです。
４．複数の端末でカルテが利用できるか？
紙のカルテでは、カルテとペンと書く場所さえあれば、いつでもどこでもカルテが書けました。
電子カルテとなるとそういう訳にはいきません。
１人経営のサロンでは、１台端末があれば問題ありませんが、スタッフが複数いる場合は複数台の端末が必要となります。
メーカーによっては、複数台利用できなかったり、端末を増やすために費用がかかる場合もあります。
電子カルテを運用するにあたって、サロンに必要な端末台数をある程度想定した上で、費用含め検討することが必要です。
５．紙のカルテと同じような情報が残せるか？
現在、利用している紙のカルテと同じような情報を残せないとせっかく電子カルテを導入しても使えないとなってしまいます。
どういった情報が残せるかの確認は必須です。
写真は残せるけど、メモ機能がない。
カルテのイラストがないので展開図が描けない。
などありますので、実際のカルテ画面で確認してみることをオススメします。
電子カルテを導入するにあたって、既存の紙のカルテの内容を改めて見直してみてもよいかもしれません。
紙のカルテ情報は、本当に必要な情報なのか？
紙のカルテ情報は、不要な情報なのか？
６．カルテだけでなく、同意書やカウンセリングシートも電子化できるか？
カルテだけなく、同意書なども電子化できるか？を確認するのも重要です。
カルテを電子化してもお客様にご記入頂く紙の同意書やカウンセリングシートは、紙のままだと保管場所が必要です。
弊社の電子カルテサービスでは、同意書やカウンセリングシートも電子化できます。
いつもサロンで使っている同意書やカウンセリングシートの内容をそのまま利用できるのも特徴です。
同意書機能
カウンセリングシート機能
７．顧客管理POSシステムとカルテが連動しているか？ 顧客データの2重登録する必要がないか？
電子カルテを導入したけど、運用に手間がかかるということがあります。
見栄えだけでなく、運用のし易さも検討しなければなりません。
一口に電子カルテといっても様々なサロン向けシステムメーカーの電子カルテがあります。
主に３つのタイプがあります。
①電子カルテ専門のアプリ
②POSシステムとは別に電子カルテアプリがあり、顧客情報を紐づけするタイプ
③POSシステムと完全連動した電子カルテ
①は、電子カルテのみ導入したいという方にオススメです。
但し、POSシステムの顧客情報とは連動しないので、顧客データが２重登録になります。
②は、アプリでの顧客登録を行い、POSシステムの顧客情報と紐づけする必要が最初に発生するので、そこが手間になります。
③は、POSシステムの顧客情報と電子カルテが連動しているので顧客データを２重で登録する必要がありません。
POSシステムに登録してある顧客情報がそのまま利用できます。
メーカーによって①②③のタイプがあります。
導入前にあなたのサロンの運用方法に適しているのかを必ず確認した上で、電子カルテの導入検討をオススメします。
まとめ
今回は、電子カルテを導入する７つのメリットや導入する際に注意すべき７つのことを紹介しました。
電子カルテの導入を検討しているあなたにこの記事が参考になれば幸いです。
弊社で提供する美容室、まつエクサロン、アイブロウサロン、ネイルサロン向けの電子カルテやPOSシステムにご興味ある方は、下記ホームページから資料請求などご連絡ください。
電子カルテサービスのみ導入検討されている方も下記よりお問い合わせください。
