1人経営やパートナーと2人など、小規模で運営することの多いマツエクサロン。できるだけ事務作業はコンパクトにして、その分、お客様への対応や施術に集中したいですよね。
それなのに・・・
・お客様のカルテ探すのにいつも時間がかかってしまう
・同意書やカウンセリングシートもあって、ただでさえせまいスペースが圧迫されている
・営業前に、お客様のカルテを準備する作業に追われている
・前回や過去の施術内容を確認・共有しづらい
・ストレージにいちいちカギをかけるのが面倒
など、お困りではないですか？
そんなマツエクサロンにおすすめしたいのが、スマホやタブレットアプリを利用した電子カルテ。
電子カルテを利用すれば、紙で管理する必要がなくなり、「カルテを探しやすくなる」「事務コストが減る」「個人情報漏洩のリスクが減る」など、いいことづくめ。
「興味はあるけどなんか難しそう」「たくさんあって選び方がわからない」という方のために本記事ではマツエクサロン向け電子カルテの導入メリットや選び方、導入する際に注意すべきことをご紹介していきます。
私たちは、サロン向け電子カルテ「A’staff（エースタッフ）」を開発・提供する会社。メーカーならではの情報を交えながら、わかりやすくお伝えしていきますので、初心者の方もご安心ください。
今すぐ詳細を知りたい方は、こちらよりお問い合わせください。
マツエクサロン向け電子カルテのメリット
まずは、マツエクサロンが電子カルテを導入すると、どういういいことがあるか。メリットについてご紹介します。
1．カルテの管理が楽になる
2．いつでもどこでもお客様の情報を確認できる
3．写真をカンタンに取りこんで活用できる
4．カウンセリングシートや同意書も電子化できる
5．紙代・印刷代などコストも削減できる
6．セキュリティ対策になる
１．カルテの管理が楽になる
紙のカルテの場合、お客様の数だけ量が増えてしまうので管理が大変です。予約のあったお客様のカルテを探して準備するだけでも一苦労で、「目的のカルテが見つからない」という事態も。ただでさえせまいスペースの場合、邪魔にもなってしまいます。
電子カルテなら、検索すれば一瞬で欲しいカルテを取り出せます。情報を追加・変更すのもカンタンです。また、ペーパーレスなため保管場所に頭を悩ませる必要もありません。現在、紙のカルテを保管している場所も有効活用できるようになります。
2.いつでもどこでもお客様の情報を確認できる
予約問い合わせを電話やLINEなど、個人的に受けるサロンも少なくありませんよね。その際に、合わせて施術内容を確認したいけど、店の外にいるのでカルテが確認できない・・・という苦い経験ありませんか？
クラウドにデータを保管する電子カルテなら、時間・場所に関係なく、カルテを確認可能です。お客様にも素早く・的確に返答できます。仕事がスムーズに進むのはもちろん、「対応が早い」と満足度の向上にもつながります。
３．写真をカンタンに取り込んで活用できる
施術前後でお客様の写真を撮ることは珍しくないと思いますが、データをパソコンに移し替えたり、印刷して紙のカルテに貼ったりしていませんか？ それが面倒で、写真をあまり撮らないようになってしまっては意味がありませんよね。
電子カルテなら、スマホアプリで撮影して、そのままカルテに保存可能です。指名制をとっていないマツエクサロンでは、スタッフがその都度変わる場合も珍しくありませんが、電子カルテなら「前回と同じで」とオーダーされた時も安心。前回の写真を確認することで、ヒアリング時間も短縮できるし、ミスマッチも減らせます。
また、使い方によっては様々な用途に対応可能。たとえば、施術後の写真をお客様に差し上げたり、新人スタッフの技術教育にも活用できます。その他、経験の浅いアイリストの仕上がりをベテランが確認する、といった使い方も可能です。
４．カウンセリングシートや同意書も電子化できる
電子カルテの導入でスムーズになるのは、顧客管理やカルテ管理だけではありません。カウンセリングシート（デザインシート）や同意書の電子化によって、周辺の業務も効率化できます。
たとえば、同意書であればテンプレートを開いて、タブレットでお客様に直接署名してもらうだけ。その場で入力・回収が済みます。また、カウンセリングシートもマツエクサロン用の項目やイラストが設定されており、手描きのデザインも書き込めるため手間いらず。カルテ同様、ペーパーレスのため保管方法や保管場所の悩みも解消できます。
５．紙代・印刷代などコストも削減できる
紙のカルテは、専用の用紙やデザインシートを購入すると１枚当たり約10円～15円かかります。仮にお客様の数が年間1,000名とすると、1,000名×10円＝10,000円。そこに、印刷代（インクカートリッジの料金）、クリアファイルの料金なども上乗せさせられることになります。
電子カルテなら、カルテ用紙の購入代や印刷代など一切不要です。もちろん、サービスの利用料金は発生しますが、これらの料金に加えて、事務などにかかる人件費も削減できると考えれば、十分元は取れると言えるでしょう。
６．セキュリティ対策になる
カルテには、お客様の名前、生年月日、住所など個人情報が含まれています。おそらくマツエクサロンでも取り扱いにはくれぐれも気を配っていると思いますが、紙のカルテの場合、店舗に置いてある以上、持ち出しやコピーされるリスクがさけられません。
電子カルテなら、データは強固なセキュリティ対策を取ったデータセンターに保管されるため、不正に持ち出される恐れがありません。情報漏えいしてしまった時のリスクを考えた場合、それだけでも電子カルテを検討する価値があります。
マツエクサロン向け電子カルテの種類と選び方
続いては、マツエクサロン向け電子カルテにどんなタイプがあって、どんな風に選んでいけばいいかについてです。
重要なのは「顧客管理をどうするか」です。それによって以下の3つのパターンが考えられます。
①顧客管理はこれまで通り。カルテさえ電子化できれば十分
②今ある顧客管理データを紐づけて利用したい
③いっそ顧客管理も一緒にできるようにしたい
以下、それぞれどのようなタイプがおすすめなのか紹介していきます。もし、あなたのマツエクサロンで電子カルテを導入するとしたら、どれに当てはまるか考えてみましょう。
①顧客管理はこれまで通り。カルテさえ電子化できれば十分
顧客管理にはさほど不自由を感じておらず、「とにかく施術内容や同意書・カウンセリングシートをメインに電子化できれば十分」という場合です。この場合は「電子カルテ専門タイプ」がおすすめです。
これまでの顧客管理は続けつつ、さらに新しい電子カルテにも顧客情報の登録が必要なため、二重登録・管理になってしまうのがネックですが、その分、安価に利用できるのが特徴。中には「無料」で利用できるアプリもありますので、「手軽に初めてみたい」という場合もおすすめです。
②今ある顧客管理データを紐づけて利用したい
「既に何らかの顧客管理ツールを利用しており、そのまま使い続けたいが、二重管理になるのは嫌」という場合です。この場合は、外部ツールと連携機能を持った電子カルテがおすすめです。
顧客登録は新たに導入する電子カルテから行い、それを何らかの方法で、これまでのツールに紐づけするといった使い方になります。二重管理の手間は省けますが、その都度データのインポート・エクスポートなど連携作業が必要です。
③いっそ顧客管理も一緒にできるようにしたい
「これを機に、顧客管理も一つのシステムで完結できるようにしたい」という場合です。この場合は「顧客管理システムと電子カルテが一体化したタイプ」がおすすめです。上記の2つに比べると、少し料金は高くなりますが、別々のシステムを使う手間も、連携する手間も省けます。
ちなみに、弊社の「A’staff」は、②③どちらの要望にも答えることができます。
また、施術管理や顧客管理だけでなく、「予約管理」「売上管理」、更に「会計」「在庫管理」などマツエクサロンの運営を効率化するための機能を豊富に搭載しているのもポイント。
たとえば、これまで電話・LINEで個々に受けていた予約をWebで一本化したり、来店履歴や商品購入履歴を分析してマーケティングに活かしたり、予約表と顧客情報を紐づけて会計を簡略化したり、様々なことに活用できます。
マツエクサロン向け電子カルテの比較ポイント
1．文字の描きやすさは？
2．写真の保存枚数や保存期間は？
3．複数の端末でカルテが利用できるか？
4．同意書やカウンセリングシートなどどこまで電子化できるか？
5．店舗業務を効率化するための機能がどれくらいあるか？
１．文字の描きやすさは？
iPadやApplePencilなど、どのようなツールを利用するかにもよりますが、電子カルテによって、文字を描くための機能は異なります。
チェックポイントとしては、「ツールの豊富さ」と「写真にも書き込めるか」の2つがあります。たとえば、ツールの豊富さで言えば、
・ペンの種類（ボールペン、鉛筆、蛍光ペンなど）
・消しゴム
・線のカラー
・線の太さ
・台紙（テンプレート）
などのうちどれくらい対応しているか。うまく描けないとストレスになるので、できるだけ紙に手書きしていた頃に近いものを選びましょう。
「A’staff」の文字書き機能
A’staffはiPadとApple Pencilを使って、こんな感じにフリーハンドで文字を描けます。現場スタッフの意見をお聞きしながら、操作性や運用しやすさにこだわって作られているため、書き心地はとてもなめらか。ストレスフリーで利用できます。
「文字の書きやすさ」のもう一つのチェックポイントとして「写真にメモを残せるか」があります。
２．写真の保存枚数や保存期間は？
写真に関しては、「3GBを超えると別途費用がかかる」など、保存枚数・容量に制限があるサービスもあるため注意が必要です。
「いらないのを消すのが面倒」「1度にたくさん写真を撮る」という場合は、月額費用が定額で、期間や保存枚数が無制限といったサービスがオススメです。
「A’staff」の写真保存機能
A’staffでは撮影した写真はカルテの他、ギャラリーにも自動で保管され、日付ごとに一覧で確認できます。写真を選択すると拡大され、大きな画像でも確認できます。
写真の容量に関しては、制限を設けておりません。保存期間も制限はありません。
３．複数の端末でカルテが利用できるか？
1人経営のサロンなら1台端末があれば問題ありませんが、スタッフが複数いる場合、または店外でも確認できるようにしたい場合は、複数台の端末が必要です。
メーカーによって、複数台利用できなかったり、端末を増やすために費用がかかる場合もあるため、注意しましょう。
「A’staff」のマルチ端末機能
A’staffは、スマートフォン・パソコン・タブレット（iPad）など、好きなデバイスで利用可能です（スマートフォンに関しては一部の機能制限あり）。データはクラウド上にあり、どのデバイスで利用したとしても、常にリアルタイムで更新されるため安心です。
４．同意書・カウンセリングシートなどどこまで電子化できるか？
カルテに限らず、同意書、カウンセリングシート、アンケートやインタビューなどサロンには様々な書面があります。
せっかく電子化したのに、一部が紙のままだと、結局保管場所が必要になってしまうため、運用していきたいものがあれば、それについて「電子化できるのか」「テンプレートがあるのか」など確認しておきましょう。「A’staff」の電子化機能
A’staffは同意書やカウンセリングシートのテンプレートを標準仕様で搭載しています。サロンで現在利用している同意書やカウンセリングシートの内容を、電子化してそのまま利用することも可能です。
５．サロン業務を効率化するための機能がどれくらいあるか？
タイプ分けで紹介した通り、システムによっては、電子カルテだけでなく顧客管理、予約管理や売上管理、在庫管理など、様々なサロンワークを効率化してくれるものもあります。
複数のシステムを利用するより、一つのシステムですべてが完結するに越したことはありませんので、既に何らかのシステムを利用している場合は、連携できそうか、棲み分けできそうか、といったことを考えて検討するようにしましょう。
「A’staff」のPOSシステム機能
A’staffは上記のような電子カルテ機能以外にも、POSシステムとして様々な機能を搭載しています。
たとえば、予約管理、顧客管理、会計、集計・分析、DM、在庫管理、勤怠管理、ネット予約など、サロンワークのあらゆるシーンで業務を効率化。スタッフは目の前のお客様・施術に専念することができます。
まとめ
今回は、マツエクサロン向けの電子カルテについて、ご紹介しました。もしこれを読んで、無料アプリにはない、有料ならではの良さを知ってもらえたら幸いです。
弊社の電子カルテやPOSシステムにご興味ある方は、下記ホームページから資料請求などご連絡ください。「電子カルテのみ」の導入検討も大歓迎です。下記よりお問い合わせください。
